Расстановка приоритетов – очень важный этап планирования!

Просмотрите список своих целей и задач и отметьте их сравнительную важность и срочность.

Все дела можно распределить на:
1)Важные и срочные.
2)Важные и несрочные.
3)Неважные и срочные.
4)Неважные и несрочные.
(Такое распределение иногда называют «Матрица Эйзенхауэра» или «Принцип Эйзенхауэра«)

1) Важные и срочные. Нужно сделать немедленно, коли уж такие дела у вас есть. Хотя именно про них сказано кем-то из великих – «Нужно жить так, чтобы важные дела не превращались в срочные»…

2) Важные и несрочные. Самые «обиженные», наиболее ущемляемые дела, связанные с собственным развитием, обучением сотрудников, и т.п. Часто «важные и срочные» дела появляются из-за пренебрежения «важными и несрочными» делами. Присмотритесь к своим делам 1-ого типа – может быть, вы лечите следствия, а нужно лечить причины? Не тратить массу времени на совещания, а потрудиться внедрить в корпоративную культуру правильные принципы их организации? Инвестировать время в обучение подчиненного, но зато избавить себя от аварийных ситуаций, связанных с его ошибками?

3) Неважные и срочные. Эти дела очень любят маскироваться под дела «1». Человеку свойственно путать срочность и важность: всякое срочное он автоматически считает важным. В основном именно «неважные и срочные» дела создают атмосферу непрерывного аврала, суматохи. Еще классик научной организации труда Ф.У. Тейлор замечал, что на хорошо организованном предприятии все делается неторопливо, никто никуда не бежит и не суетится. Прямо противоположная картина у нас, к сожалению, часто считается признаком активной и эффективной деятельности.

4) Неважные и несрочные. Эти дела нужно «финансировать по остаточному принципу». Но они часто приятны и интересны, поэтому с них начинают рабочий день, убивая ими лучшие рабочие часы.

Как отделять важные дела от неважных? Гуру менеджмента Питер Друкер говорит, что важен здесь не столько анализ, сколько смелость. Выбор приоритетного – всегда риск.

Друкер дает такие принципы расстановки приоритетов:
- Ориентируйтесь на будущее, а не на прошлое.
- Концентрируйтесь на возможностях, а не на проблемах.
- Выбирайте свое собственное направление, не плывите по течению вместе с другими.
- Ставьте для себя высокие цели, которые позволяют круто изменить ситуацию, а не такие, которые «надежны» и легко достижимы.

Имейте в виду также Правило Парето: 20% всех дел дают 80% всех результатов, и наоборот. Концентрируйте внимание на тех делах, которые входят в эти 20%, и именно их записывайте в важные.

Умение отделять важные дела от неважных – одно из важнейших в тайм-менеджменте. Нет ничего проще этого правила, но ему сложнее всего следовать. Никакие теоретические объяснения этому не научат – пробуйте, оценивайте, задействуйте интуицию – и через некоторое время вы будете выделять важнейшее почти автоматически.

Дела, «разбросанные» по таблице важности-срочности, полезно держать перед глазами, составляя план на год и на неделю. Можно ввести обозначение для каждого типа дел (цветом, количеством восклицательных знаков…), и подписать на схеме целей. Можно еще раз подумать о делегировании, особенно касательно срочных, но неважных задач. Особое внимание обратите на то, что здесь идет речь не о масштабности задач, а о важности. Т.е. даже мелкое дело может быть очень важным и срочным (а значит приоритетным), если выполнение его именно сейчас предотвращает большие убытки в будущем.

Источник

Популярность: 42%